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La fiche de description du poste d’emploi

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Les données de l’analyse doivent être rassemblées afin de définir le poste, sa finalité, les caractéristiques et les capacités qu’il suppose.

 La fiche de description du poste comporte plusieurs rubriques. À titre d’exemple, la description d’emploi présentée ci-après concerne un poste de direction.

 1°) Identification de l’emploi :

-Intitulé : directeur général adjoint.

-Famille : direction.

2°) Mission de l’emploi :

Animer et coordonner les services placés sous son autorité ; leur fixer des objectifs et contrôler leur réalisation. Diriger la société en l’absence du PDG.

3°) Situation dans la structure :

situation La fiche de description du poste demploi 4°) Inventaire des attributions :

- Animer et coordonner les services fonctionnant sous son autorité, détecter et pallier les faiblesses de ces services.

- Veiller à la cohérence des politiques de fabrication et de commercialisation.

- Rechercher l’amélioration de la rentabilité de l’entreprise et la création de valeur.

- Assurer l’intérim du PDG (congés, absences, maladies).

- Présenter un rapport d’activité trimestriel de synthèse.

5°) Description des activités :

5.1) Informations initiales :

- Reçoit la mission :

• D’animer et de coordonner les services placés sous son autorité ;

• D’élaborer toute recommandation concernant la réorganisation de ces services ;

• De diriger l’entreprise en cas d’absence du PDG.

-  Reçoit de la direction les informations relatives à la politique générale de l’entre­prise et les orientations propres au secteur fabrication.

- A connaissance des problèmes de l’entreprise.

 5.2) Informations complémentaires :

- Analyse les éléments de la politique de ressources humaines.

- S’informe de la norme standard de fabrication et des écarts constatés.

- Étudie les désaccords entre les services (par exemple entretien et fabrication).

- Recueille toutes les informations nécessaires au calcul de la rentabilité et de la fabrication.

- Se tient informé :

• Des programmes de fabrication des différents services ;

• De la situation de la fabrication par rapport aux délais commerciaux ;

• Des méthodes d’entretien et d’organisation ;

• De l’état du programme d’achat et de prix de revient.

- Centralise les demandes d’études et d’essais.

5.3) Schémas de référence :

-  Connaissances théoriques en électricité, physique et chimie.

-  Technologie de la fabrication.

-  Technique de fabrication et d’entretien.

-  Programmation gestion et contrôle budgétaire.

-  Informatique.

-  Comptabilité générale et analytique.

-  Technique de base de gestion des ressources humaines.

5.4) Élaboration du plan de travail :

- Fixe les objectifs des services sous ses ordres ;

• Investissement ;

• Équipement ;

• Recherche.

- Donne son accord quant aux propositions des budgets annuels des différents services.

- Prévoit et fournit les moyens de réalisation des objectifs (moyens matériels et humains).

- Élabore et améliore les coûts standard.

5.5) Réalisation du plan de travail :

- Règle les litiges entre les différents services.

- Contrôle la réalisation des objectifs fixés. Ajuste ces objectifs en fonction des résultats obtenus (coût, qualité de production, livraison).

- Intervient pour régler les problèmes que lui soumettent les délégués du personnel.

- Prend connaissance des comptes rendus des ingénieurs concernant les problèmes de fabrication.

- Vérifie les états de la fabrication.

- Effectue les ajustements nécessaires à l’optimisation de l’ensemble budgétaire.

5.6) Circuits de communication :

- Anime et coordonne les activités des chefs de service placés sous son autorité.

- Est en liaison avec :

• À l’extérieur :

. Les fournisseurs (négociation des prix) ;

. Les entreprises de sous-traitance ; les administrations ; les entreprises de travail intérimaire ; les organismes professionnels.

• À l’intérieur :

. Le PDG :

Responsabilité des objectifs ;

Direction provisoire en cas d’absence ;

. Les chefs de service :

Animation, coordination ;

Règlement des litiges ;

Détermination des investissements ;

Équipement, recherche ;

. Le personnel :

Maintien d’un bon climat social ;

Règlement des revendications.

- Met en place les structures de communication les plus efficaces afin de prévenir les situations conflictuelles.

 6°)  Marge d’autonomie :

- Ne peut décider de la promotion et de l’augmentation des cadres.

-  Doit en référer au PDG

• Quant aux augmentations de l’effectif ;

• Pour les investissements supérieurs à 100.000 DA (toute latitude lui est laissée pour l’aménagement des budgets prévisionnels).

7°) Contrôle par le supérieur :

- Le PDG assure un contrôle sur le DGA en observant :

• Les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés ;

• Le climat social.

- Le DGA effectue un compte rendu journalier sur la gestion qui lui est confiée.

8°) Moyens Humains :

10 Cadres

50 Employés et dessinateurs

80 AMT

800 Ouvriers.

8.1) Matériels :

L’usine et ses équipements.

8.2) Autres moyens :

- A la signature dans l’entreprise.

- Peut faire appel à des sous-traitants.

- Peut faire appel à des organismes de conseil.

La description peut ne pas être aussi précise et détaillée et prendre la forme d’un document bien plus court (quelques lignes).

8.3) La carte des emplois :

Pour pouvoir disposer d’une carte des emplois, il est nécessaire que les analyses inscrivent dans une démarche rigoureuse.

C. Vermot-Gaud propose une démarche en onze étapes :

1. Établir la liste de tous les postes existants dans l’entreprise.

2. Choisir les postes clés, représentatifs de l’activité et bien répartis dans l’entreprise 10-15 % des postes.

3. Mettre au point l’imprimé de recueil de données.

4. Déterminer qui mènera les études des postes (titulaire lui-même, tiers interne ou externe,..).

5. Choisir la méthode qui sera utilisée (observation, questionnaire, entretien…).

6. Informer le personnel et ses représentants et obtenir leurs avis et suggestions.

7. Former les enquêteurs pour garantir l’objectivité,

8. Choisir les personnes interviewées soit trois ou quatre personnes par poste clé (deux titulaires et deux responsables hiérarchiques).

9. Mener les études de poste et diffuser les analyses aux intéressés pour correction éven­tuelle.

10. Transformer l’analyse descriptive en une analyse normative (passer de la descrip­tion de poste à la définition de poste).

11. Les postes clés une fois définis, procéderont l’analyse des autres postes.

La carte des emplois sert de base à la mise en place d’une information interne.

 

pdf formation La fiche de description du poste demploi


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