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La gestion de la formation

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La gestion de la formation nécessite d’une part, l’organisation et l’exploitation d’une base de donnée permettant de fournir les informations et les renseignements utiles au bon fonctionnement de la structure de formation, d’autre part la gestion des effectifs en formation et l’estimation des coûts engagés en matière d’investissement humain.

1/ l’information de la structure chargée de la formation :

La structure chargée de la formation doit fournir et disposer en permanence des informations concernant :

–          Les salariés formés et ceux proposés à une formation ;

–          Les attentes du personnel en matière de formation ;

–          Les besoins des services de l’entreprise ;

–          Les résultats des actions de formation ;

–          Les moyens de formation internes et externes ;

–          La législation et la réglementation.

2/ l’information des travailleurs sur la formation :

L’information sur la formation dans l’entreprise et sur les possibilités de congé formation doit favoriser la mise en œuvre d’une politique adaptée.

Cette information doit être donnée dès l’accueil, voire lors du recrutement.

Les brochures d’accueil comportent généralement une présentation de la politique de formation de l’entreprise et des possibilités offertes.

3/ LA GESTION DES EFFECTIFS EN FORMATION :

La gestion prévisionnelle de la formation, son suivi en permanence nécessite une coordination étroite avec les différentes structures de l’entreprise ainsi que le respect des procédures établies dans ce cadre.

La coordination entre la structure de la formation et les services auxquels appartiennent les stagiaires doit permettre d’intégrer les contraintes de l’activité.

Dans chaque service, le retrait d’un ou plusieurs travailleurs peut être dans certains temps difficile, étant donné l’accroissement de l’activité.

L’activité de formation doit respecter les variations d’activité. Le respect des procédures quant à lui doit favoriser :

1°- L’information préalable des intéressés et de la hiérarchie et donc les dispositions nécessaires.

2°- Le suivi des réalisations et la préparation des documents récapitulatifs périodiques.

4/L’estimation des coûts de formation :

Les actions de formation nécessitent une estimation des dépenses de formation déductibles de l’obligation financière de l’employeur.

L’importance accrue des budgets de formation conduit à développer la gestion de la formation avec un progiciel. Ce progiciel permet d’une part de faciliter la gestion administrative et d’autre part, la gestion prévisionnelle de la formation y compris la gestion financière et le calcul des coûts de formation ce qui permet de déterminer la part du budget déjà utilisée et de prévoir le budget qui sera disponible l’année prochaine.

 

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