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La rédaction de la partie prévisionnelle du dossier et l’exploitation du dossier

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A/ La rédaction de la partie prévisionnelle du dossier du candidat

Cette partie peut comporter ce qui suit « orientation de carrière – potentiel d’évolution – besoin de formation » que vous devez remplir à l’issue de l’entretien.

Cette phase de l’entretien doit vous permettre de faire le point quant à la façon dont votre collaborateur envisage son avenir à moyen terme dans l’entreprise :

– quels sont ses projets ?

– quelle perspective de carrière envisage t-il ?

– vers quels types de fonctions aimerait-il évoluer ?

C’est un moment délicat pour le responsable qui doit s’attendre à faire face à des demandes de mutation, de promotion. Il s’agit, pour vous, de donner, autant que faire se peuvent, des réponses claires quand aux souhaits émis par votre collaborateur et les possibilités réelles au sein de l’entreprise. Vous serez vigilant pour faire des promesses «réa­listes», c’est-à-dire que vous êtes certain de pouvoir tenir au risque de vous discréditer et de démotiver votre collaborateur.

B/ L’exploitation du dossier du candidat

1°) Introduction :

L’ensemble du dossier est adressé à la direction des ressources humaines par la voie hiérarchique.

La direction effectue une étude globale des dossiers. Elle dispose ainsi d’une vision générale sur l’évolution des hommes qui s’intègre à la gestion prévisionnelle. Le volet « orientation de carrière – potentiel d’évolution » est transmis au service de « gestion des carrières des cadres ». Le volet « besoins de formation » est remis au service formation.

Ces deux services traitent les informations reçues et préparent les réponses à y apporter.

Exemple : À partir d’un entretien centré sur le développement personnel du cadre, le supérieur peut préciser le potentiel d’évolution et les besoins en formation.

 2°) La traduction de l’entretien :

Arrivé au terme de l’entretien, vous ferez en sorte de prendre congé de votre collaborateur, de façon positive :

– invitez le collaborateur à donner son sentiment sur la façon dont s’est déroulé l’entretien,

– rappelez l’essentiel des constats et décisions pris en commun,

– réaffirmez votre disponibilité en cas de besoin,

– précisez la date de votre prochaine rencontre.

L’engagement des deux interlocuteurs est matérialisé par la cosignataire du formulaire. Cet engagement réciproque est le gage d’une coopération fructueuse pour l’avenir, et développe des relations contractuelles basées sur la confiance et le respect mutuel.

Une fiche individuelle d’évolution peut être remplie conjointement par le responsable hiérarchique et l’intéressé. Un exemplaire est alors remis à ce dernier.

La fiche d’évolution que nous présentons ci-dessous est particulière­ment schématique et relativement simple. Il est évident qu’il en existe de plus complètes et de plus précises, selon la spécificité et les besoins particu­liers des entreprises.

L’important est que cette synthèse soit la plus fidèle et la plus représenta­tive possible du contenu de l’entretien.

La rédaction de ce document paraît nécessaire pour que chacun garde une trace écrite de ce qui a été dit, d’autant que les deux interlocuteurs ne pourront se prévaloir, a posteriori, d’éléments non exprimés pendant l’entretien et non ins­crits dans la synthèse.

Chacun des interlocuteurs pourra se référer à ce document non seulement pour préparer l’entretien suivant, mais aussi tout au long de l’année, puisqu’il doit permettre également de préparer le perfectionnement et l’évolution de l’intéressé.

Cette synthèse écrite doit être considérée comme un contrat entre le Chef direct et le responsable du second degré et n’est pas destinée à être diffusée, ni centralisée par la direction du per­sonnel. Cela suppose que ce type d’entretien soit déconnecté de l’aspect rému­nération et augmentation de salaire.

 

 

pdf formation La rédaction de la partie prévisionnelle du dossier et lexploitation du dossier


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