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L’entretien d’accueil

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La préoccupation du responsable pour la qualité de l’accueil d’un nouvel employé est justifiée : vu les difficultés normales et inévitables d’adaptation au nouveau travail et au nouvel envi­ronnement, vu les autres problèmes qui ne manqueront pas de surgir par la suite, inutile de leur ajouter ce handicap de départ : un accueil raté.

Au contraire, il faut tout mettre en oeuvre pour que cet accueil prépare l’entrée en scène du nouvel arrivant et jette les bases de son intégration future au service.

Parmi les moyens pour atteindre cet objectif, l’essentiel tiendra bien sûr à la forme et au contenu de l’entretien du responsable avec le nouvel arrivant.

Deux cas sont possibles : soit la personne est nouvelle dans la société, soit elle est mutée d’un autre établissement ou d’un autre service. La différence est d’importance, tant sur le plan de l’information préalable que sur celui des motivations. Nous analyserons donc séparément les deux types de cas. Pour un nouvel embauché, ce qui domine, c’est une inévitable ignorance, doublée d’un sentiment d’incertitude. D’abord, il risque de ne pas bien se représenter son nouveau tra­vail. Beaucoup d’éléments sont différents d’une société à l’autre, même pour un poste identique.

Le nouveau ne connaît donc pas avec certitude ses responsabilités exactes, ni les con­traintes et les limites de son poste. Il ne sait pas s’il va se sentir d’emblée à la hauteur de ce qu’on va lui demander de faire. Il ne connaît pas non plus son environnement. Outre le règle­ment, il y a toute une série d’habitudes et même de normes non écrites dans une entreprise. On finit par les apprendre et par savoir, sans que personne ne l’ait dit explicitement, « ce qui se fait et ce qui ne se fait pas ».

Un nouveau, lui, ne sait pas exactement comment se compor­ter. Peut-être, dissimulera-t-il son inquiétude derrière un com­portement réservé et prudent. Peut-être au contraire, par défi ou par compensation, affichera-t-il une décontraction exagérée, et parfois provocante. Mais cette attitude dissimule son insécurité.

Il ne sait pas quel accueil vont lui faire ses collègues et ses supé­rieurs. Quelle sera l’ambiance ? Trouvera-t-il des personnes avec lesquelles un échange sera possible ? Plus ou moins cons­ciemment, il peut craindre de ne pas être accepté. En outre, il peut se poser un certain nombre de questions qui débordent le présent immédiat.

Selon ses préoccupations per­sonnelles, elles peuvent concerner les congés, les avantages sociaux, les facilités diverses faites au personnel, son avenir professionnel dans la société. Le responsable qui admet l’importance du premier contact, comprend bien l’état d’esprit du nouvel arrivant. Cela va le con­duire à adopter un comportement rassurant de prise en charge et à fournir à l’intéresser le maximum d’informations possibles. Pourtant, il peut en résulter certaines difficultés. En effet, le res­ponsable, emporté par son élan, va faire un effort d’exhaustivité, pour expliquer à l’intéressé tout ce qu’il doit savoir. Mais dans cet effort le responsable peut laisser de côté ce que le nouvel embauché désire réellement savoir.

Croyant rendre service à l’intéressé, il va véritablement le satu­rer d’informations, sans que ce dernier parvienne à les mémori­ser correctement, d’abord en raison de leur trop grande quan­tité, ensuite parce que les informations qu’il reçoit ne sont pas « en phase » avec ses préoccupations immédiates. Aussi, ne parvient-il pas à distinguer, dans l’ensemble de ces informa­tions, ce qui est essentiel de ce qui est secondaire. On le voit, nous sommes ramenés aux conditions d’une bonne communication : il faut permettre au nouvel embauché de poser lui-même les questions qui l’intéressent.

L’entretien d’accueil est donc beaucoup plus une affaire de bonne relation à créer dès le départ qu’un illusoire tour d’horizon complet de toutes les questions possibles. Car naturellement l’intéressé aura toujours quelque chose à apprendre. Cela se fera au fur et à mesure des besoins, s’il sait par expé­rience que ses questions seront bien accueillies par le responsable.

L’essentiel de l’entretien d’accueil sera donc, d’aider au maxi­mum le nouvel arrivant à s’exprimer. Nous proposons le schéma suivant.

 

pdf formation Lentretien daccueil


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